EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN ubicado en la Dirección: CARRERA 6 # 10 N – 142, teléfono 57 1 8234508 y dirección web www.hospitalsanjose.gov.co/ como responsable y encargado del tratamiento y custodia de datos personales informa que:

La recolección de datos personales y el tratamiento de éstos, que realiza EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN se hace de forma responsable y legal en cumplimiento del derecho a la intimidad, el habeas data y la protección de datos personales, conforme con las normas, procedimientos e instructivos adoptados por EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN así como también conforme al mandato de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes sobre la materia.

EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN por varios años ha recolectado, almacenado y utilizado información con datos personales y por su naturaleza desea continuar con dicho tratamiento a futuro. Para ello y para realizar el manejo adecuado que dispone la ley la Institución ha definido la siguiente política, disponible para toda la comunidad interna y externa.

Para ello, EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN requiere obtener la autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, los usuarios, clientes y cualquier persona permitan a la institución recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar, compilar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos generales, particulares y/o sensibles, que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la Institución. Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN, en su condición de Institución sin ánimo de lucro que presta los servicios de salud así como para fines administrativos, comerciales, de promoción y contacto frente a los titulares de los mismos.

TIPO DE INFORMACIÓN RECOLECTADA Y ALMACENADA

EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN, realiza tratamiento de datos personales tales como:

Nombre, apellido; cédula de ciudadanía; estado civil; edad, genero (sexo), fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad(es); huella dactilar, peso, estatura; número de pasaporte; parentesco; datos del cónyuge; datos del núcleo familiar; estrato social; cargo, ocupación; firma manuscrita/digital/electrónica; libreta militar; tarjeta profesional; teléfono (corporativo y/o personal); dirección (corporativa y/o personal); correo electrónico (corporativo y/o personal); dirección postal; placa del o los vehículos automotores; aptitudes y habilidades laborales; ingresos/egresos mensuales/anuales; número y estado de cuenta(s) bancaria(s); fondo de pensiones, calidad de beneficiario o cotizante a seguridad social, perteneciente a régimen contributivo o subsidiado; afiliación EPS, afiliación ARL; incapacidad médica, discapacidad, o estado de salud (diagnóstico, intervenciones quirúrgicas), tipo de sangre; bienes, prendas e hipotecas; antecedentes (académicos, judiciales, disciplinarios, laborales); referencias laborales/personales, experiencia laboral; costumbres (hobbies), pertenencia a grupos políticos, económicos, sociales, sindicales, de DDHH, raciales, étnicos; fotografías, videos o imágenes del Titular; datos morfológicos y biométricos; datos de menores de edad; entre otros. Estos datos los almacena en su base de datos de forma organizada, controlada, privada y segura, respetando las tablas y parámetros de retención documental de la compañía y las firmas o personas con las cuales posee vínculos jurídicos y contractuales. Estos datos son tratados conforme a lo ordenado en la Ley 1581 de 2012 y según la clasificación establecida por el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 y Decreto 866 de 2014.

VIDEOVIGILANCIA

EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus oficinas. Por ello se informa a los Titulares y terceros, la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas de video vigilancia. No obstante, ningún dispositivo de video vigilancia se sitúa en lugares que puedan afectar la intimidad de los Titulares.

La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad y trazabilidad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normas legales.

Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas, y que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política de tratamiento de datos personales, se entiende por:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos generales: de contacto, tales como: nombre completo, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.

Datos particulares: según el tipo de vinculación: Nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral, estado civil.

Datos públicos: son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos y la historia clínica, los cuales solo se recolectarán, incorporarán y/o almacenarán con autorización previa del titular de la información, y cuando sea necesaria para la ejecución de la relación contractual con el titular, siempre y cuando la ley permita acceder a dicha información. Por tanto el acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y limitado a la autorización del titular y a lo estipulado en la normativa vigente.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: información extraída a partir de la inspección del domicilio, número telefónico o el salario siempre y cuando no se encuentre en bases públicas. También lo son los datos que reposen en los archivos de la Registraduría, referentes a la identidad de las personas, cómo son sus datos biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica.

Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor que se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento.

DISPOSICIONES NORMATIVAS

De acuerdo a lo señalado por el marco jurídico colombiano de protección de datos personales, específicamente por la ley estatutaria 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN comunica sus políticas de tratamiento de datos personales, atendiendo a las disposiciones que frente al tema se han promulgado, tales como:

– El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia protege los derechos a la intimidad, buen nombre y al habeas data. De esta disposición constitucional, se desprenden las demás normas que reglamentan la protección de datos en Colombia.

– La ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar tratamiento legítimo de los datos personales de los Titulares de la información personal. Además consagra los principios bajo los que se deberá gestionar la información, imponiendo obligaciones claras en cabeza de las organizaciones. La ley en glosa, fue reglamentada por el decreto 1377 de 2013 y 886 de 2014, los cuales definieron aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales, el contenido de la política de privacidad y el registro nacional de base de datos, entre otros de los puntos tratados.

Estas disposiciones rigen principalmente la protección de datos personales en el territorio nacional.

PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La recolección y tratamiento de datos personales debe realizarse para fines lícitos, respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el Titular sobre los mismos.

Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.

Dichos datos serán tratados de forma leal y lícita.

Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.

Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado. Si los datos fueran recogidos directamente del afectado, se considerarán exactos los facilitados por éste.

Si los datos de carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, serán cancelados y sustituidos por los correspondientes datos rectificados o completados, siempre y cuando el Titular de la información así lo solicite. Desde el momento en el que el titular pone en conocimiento esta situación a la organización, se dará aplicación al correspondiente protocolo.

Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron previstas.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN tratará la información suministrada y previamente autorizada por los usuarios de la siguiente manera:

1. DE MANERA GENERAL:

Para todos los usuarios, estudiantes, empleados, colaboradores, prestadores de servicios de salud, proveedores, clientes.

Se utilizará para:

1 Conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios.

2 El cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con sus grupos de interés.

3 La seguridad de los pacientes, visitantes, colaboradores y de la comunidad general que se encuentran en las instalaciones del HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN.

4 Comunicar a los usuarios registrados en nuestros sistemas, el portal web y/o redes sociales información sobre nuevos servicios, fármacos, noticias eventos, convocatorias académica publicaciones, novedades, innovación empresarial, programas especiales, campañas de educación al usuario eventos comerciales y publicidad, siempre relacionada con los  objetivos del HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN.

5 Dar a conocer de manera constante las necesidades de los usuarios registrados en los portales web, con el fin de fortalecer las relaciones y fomentar la innovación empresarial.

6 Desarrollar programas de responsabilidad social.

7 Que los datos suministrados por colaboradores, profesionales de la salud y demás usuarios podrán ser compartidos con otras empresas para fines comerciales, o contractuales, salvo revocatoria expresa del titular de los datos.

8 Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y alianzas.

9 Ser empleados en investigación clínica y/o epidemiológica; identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.

10 Informar actividades de mercadeo y/o promoción de servicios propios o con quien el haya celebrado alianzas de servicios de salud.

11 Suministrar alimentación cuando aplique.

12 Que sus datos sean analizados en estudios relacionados con temas de salud,

13 Conocer el estado de satisfacción y atenciones prestadas.

14 Realizar estudios técnico-actuariales, estadísticos, tendencias de mercado.

15 El control y la prevención del fraude y lavado de activos.

16 Intercambiar o remitir información en virtud de convenios o tratados internacionales.

17 Informar sobre cambios en la política de Tratamiento de datos.

Los datos relativos a la salud de los pacientes serán protegidos de forma estricta por todos los colabores,  del HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN.

EL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN. Por el carácter sensible de los mismos, por lo tanto, se tendrá en cuenta lo siguiente al momento de tratar datos de esta naturaleza:

1. El personal médico – asistencial, administrativo  y/o estudiantes accederán a datos de naturaleza sensible porque el titular de los mismos de manera previa, expresa y voluntaria, le da a conocer esta información, del mismo modo, en razón a su ejercicio profesional tendrá conocimiento de la historia clínica del paciente. Teniendo en cuenta la protección exigida para este tipo de datos, esta información será utilizada para la prestación del servicio de salud, las finalidades generales y para dar cumplimiento al objeto del HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN.

2. Los funcionarios administrativos  del HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN. Están informados acerca de la sensibilidad de los datos de salud, las obligaciones y sanciones que implica el uso inadecuado de los mismos y el procedimiento a seguir en su tratamiento, el derecho de acceso por parte de otras personas diferentes al titular y la forma como los clasifican, comunican y entregan. Además, conocen sobre la importancia de no dejar expuestos resultados de carácter médico que puedan afectar la intimidad de una persona y de no utilizar los datos personales de los usuarios y afiliados por fuera de la finalidad médica o administrativa establecida. Por lo anterior, en el HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN La protección de la información no solo será responsabilidad del personal médico – asistencial, sino de todas las personas que tengan acceso a ella en la Institución con ocasión del ejercicio de sus funciones.

3. El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN. Cuenta con los mecanismos y controles de seguridad adecuados para la protección de la información sensible y sus características de confidencialidad, integridad y disponibilidad.

4. Con el objetivo de entregar los resultados médicos de forma segura, es indispensable, que cuando el titular no pueda presentarse personalmente a obtener sus resultados, envíe autorización escrita indicando el nombre de la persona autorizada, acompañada de fotocopia de la cédula de ciudadanía, tanto del titular como de la persona autorizada, ahora bien, si el titular autoriza su envío por email o correo certificado, debe firmar el formato donde así lo indica, los anteriores documentos serán debidamente verificados, organizados y posteriormente archivados.

5. No obstante los profesionales médicos son los directos responsables de la atención del paciente, al ser hospital universitario, los estudiantes podrán asistir a cirugías, consultas y/o intervenciones médicas de los pacientes, pero dicho paciente tendrá la facultad de desistir y/o limitar la interacción con los estudiantes dentro de su proceso de atención; no obstante los profesionales médicos son los directos responsables de la atención del paciente.

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES:

 Se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación servicios, cuentas en participación, o relaciones civiles y/o comerciales, haciendo seguimiento y gestión al comportamiento comercial de los mismos. Además, verificar la idoneidad e intercambiar información mensual para facilitar el conocimiento de los servicios que ofrece El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN, y en general, todos los aspectos que intervienen en la relación entre El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN y las diferentes EAPB, Medicina prepagada, SOAT, proveedores, y prestadores; Así como también, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales que puedan resultar de su interés. La información contenida en nuestras bases de datos, de los Prestadores y Profesionales de la salud pasados, actuales o futuros, se utilizará para que El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre dichos prestadores. La información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, administrativa y/o entidades fiscalizadoras en temas laborales en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Se hará uso de los correos personales de prestadores, profesionales en salud y/o proveedores, con el fin de facilitar el contacto con los profesionales de la salud, enviar comunicaciones internas de interés y hacerlos partícipes de las actividades institucionales, además, cumplir las leyes aplicables a proveedores, incluyendo pero sin limitarse a las de habilitación, de acreditación, comerciales y tributarias.

EMPLEADOS Y/O PROFESIONALES DE LA SALUD:

La información contenida en nuestras bases de datos de ex-empleados, empleados, futuros candidatos a empleo, y profesionales de la salud pasados, actuales o futuros, se utilizará para que El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre el personal. Dicha información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, administrativa y/o entidades fiscalizadoras en temas laborales en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Se hará uso de los correos corporativos con el fin de facilitar el contacto entre empleados, prestadores de servicios y/o profesionales de la salud, enviar comunicaciones internas de interés, requerirlo en relación a sus funciones y hacerlos partícipes de las actividades institucionales. En caso de colaboradores además de la anterior, permitirán el acceso a trasmitir sus datos a empresas que solicitan verificar datos laborales, autorización de créditos de dinero o créditos comerciales, estudios, para estudios de seguridad previa verificación de fuente y uso de datos y conforme a las reservas legales, también serán utilizados para realizar procesos de promoción interna, verificación de títulos, solicitud de información a otras empresas o instituciones educativas, capacitaciones, contacto directo en caso de ser requerido y en general para realizar todas las gestiones administrativas y financieras relacionadas directamente con la labor para la cual será contratado. También se utilizaran para ofrecer programas de bienestar a los empleados y planificar actividades empresariales para el titular y sus beneficiarios.

ESTUDIANTES, RESIDENTES O INTERNOS:

El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN desarrolla su misión educativa fomentando la investigación en todos los campos incluyendo el científico, procurando lograr una eficiente comunicación con los estudiantes relacionada con los pacientes, los servicios prestados, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de la educación médica, dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes y evaluar la calidad del servicio. Realiza mercadeo de los programas educativos tanto de pregrado, como postgrado, así como congresos, capacitaciones, talleres, conferencias, eventos académicos y encuestas afines a la educación a quienes voluntariamente quieran participar. Cumplir las leyes aplicables a la educación privada en Colombia, incluyendo pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Educación Nacional o las autoridades judiciales o administrativas.

TRATAMIENTO FRENTE A DATOS SENSIBLES

 Por tratarse de datos sensibles se le informará al usuario de forma explícita y previa que no está obligado a autorizar su tratamiento, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles. Solo podrán ser tratados cuando:

1. El titular de los datos personales haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular de los datos personales y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. 6. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará bajo los parámetros enunciados anteriormente en esta política.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

 De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2013, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.

Los derechos de los titulares establecidos en la ley, podrán ejercerse por las siguientes personas (artículo 20 decreto 1377 de 2013):

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar su calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

PERSONAS A LAS CUALES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá ser suministrada por El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

1. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

3. A los proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, para ello El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad de éstas de tal forma que la información personal de los usuarios se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de e confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite.

DEBERES DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN

1. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

2. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

3. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

4. Los derechos que le asisten como Titular; La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

5. El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN como Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en este numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

6. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

7. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

8. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

9. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

10. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

11. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

12. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

13. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

14. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

15. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

16. Adoptar políticas y procedimientos en las áreas que aplique, para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

17. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

18. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

19. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

20. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

21. Acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información, cuando sea usado este medio.

22. Conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.

23. Conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. Para estos efectos, El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN desplegará los medios físicos y electrónicos necesarios para la conservación de la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos sin importar cuál haya sido el medio a través del cual dicha autorización haya sido obtenida

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

7. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula la ley;

8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES CONJUNTOS DE LOS RESPONSABLES COMO DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Deben establecer mecanismos sencillos y ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que estén bajo el control de aquellos y ejercer sus derechos sobre los mismos. Deberán adoptarse las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento. Deberán designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS PERSONALES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la institución. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la institución, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la ley 1581/2012;

3. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento de la Información esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado de forma tácita o por escrito para el uso de la Información en comerciales, promoción de la salud o campañas de mercadeo con fines informativos, de fidelización o de medición de la satisfacción sobre los servicios.

4. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados, para efecto de tramitar y atender su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.

5. Ser informado por El HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JOSE DE POPAYÁN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

7. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

8. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

CONTACTO PARA RESOLVER SUS SOLICITUDES

los titulares podrán ejercer sus derechos de consultar, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud a [email protected], o a través del

link: https://www.hospitalsanjose.gov.co/index.php/contacto/pqrs  o por escrito a la dirección CARRERA 6 # 10 N – 142, quien dará tramite a la solicitud conforme los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 y 20 a 23 del decreto 1377 de 2013; Dicha solicitud deberá contener por lo menos:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación
• La firma de quien solicita la información.